Проведение обследования для внедрения комплекса процессов управления ИТ-активами

Задачи обследования:

1. Выявление типов ИТ-активов.
2. Выявление жизненного цикла ИТ-активов каждого типа.
3. Выявление существующих процессов и составляющих процедур управления ИТ-активами.
4. Выявление бизнес-подразделений и ключевых лиц, задействованных в процессах управления ИТ-активами.
5. Анализ принятых на предприятии регламентов и правил управления ИТ-активами:

• Управление закупками ИТ-активов:
  • Планирование приобретения ИТ-активов;
  • Выбор поставщика ИТ-активов;
  • Приобретение ИТ-активов;
  • Передача в эксплуатацию ИТ-активов;
  • Закупка компонентов для сопровождения и модернизации ИТ-активов;
  • Списание, передача 3-м лицам или утилизация ИТ-активов.
•      Учёт ИТ-активов
  • Учёт планов приобретения ИТ-активов;
  • Идентификации ИТ-активов (RFID, BarCode, QRcode или иные способы идентификации);
  • Постановка ИТ-активов на учёт (по типам); 
  • Материальная ответственность за ИТ-активы;
  • Контроль передачи ИТ-активов в эксплуатацию;
  • Контроль эксплуатации, перемещения и изменения ИТ-активов;
  • Обеспечение ИТ-активами в рамках реализации проектов;
  • Инвентаризация ИТ-активов;
  • Контроль вывода из эксплуатации ИТ-активов;
  • Управление складом и запасами ИТ-активов;
  • Вывод из эксплуатации ИТ-активов;
• Управление контрактами, поставщиками и подрядчиками:
  • Учёт контрактов, поставщиков и подрядчиков;
  • Правила взаимоотношениями с поставщиками и подрядчиками;
  • Контроль исполнения контрактных обязательств;
  • Подготовка и заключение контракта;
  • Завершение контракта.
•   Управление ИТ-финансами:
  • Планирование и бюджетирование ИТ-активов;
  • Корректировка бюджета;
  • Контроль исполнения бюджета;
  • Учёт затрат по ИТ-активам;
  • Учёт основных средств (правила бухгалтерского учёта);
  • Расчёты, финансовый анализ.
• Выявление правил и особенностей управления активами типа ПО.

6. Выявление ролей, задействованных в процессах управления ИТ-активами.
7. Анализ смежных процессов, связанных с управлением ИТ-активами.
8. Анализ существующих ИТ-процессов (ITSM и др.) и точек взаимодействия с ними
9. Составление полного перечня смежных бизнес-процессов, и разработка реестра точек интеграции со смежными процессами (с указанием ИТ-систем и используемой функциональности, которые автоматизируют смежный процесс).
10. Анализ принятых на предприятии отчетов, используемых при управлении или имеющих отношение к ИТ-активам, с учетом правил их подготовки.
11. Оценка уровня зрелости существующих процессов управления ИТ-активами.

Состав и результаты работ

Состав работ

Для решения перечня задач, приведённых в предыдущем разделе, предполагается выполнение следующих работ:

1. Анализ существующей оргструктуры организации.
2. Анализ существующей документации, связанной с тематикой управления ИТ-активами.
3. Выявление ключевых лиц для проведения интервью.
4. Подготовка опросных листов для уточнения перечня вопросов для обследования.
5. Анализ результатов заполнения опросных листов.
6. Проведение интервью для уточнения деталей с определенными ключевыми лицами.  
7. Подготовка отчета по результатам обследования.
8. Подготовка процессной целевой модели, с отображением:

• общих фаз жизненного цикла ИТ-активов;
• процессов управления ИТ-активами;
• ключевых процедур процессов управления ИТ-активами;
• других внутренних процессов ИТ-деятельности (ITSM и др.);
• внешних бизнес-процессов других подразделений:
• входов-выходов процедур процессов управления ИТ-активами и их взаимосвязи с другими процессами;
• отображения статуса процедур процессов (отсутствует – красный, есть частично – жёлтый, работает – зелёный);
• участвующих и предполагаемых средств автоматизации процессов управления ИТ-активами.

9. Подготовка плана проекта разработки и внедрения комплекса процессов управления ИТ-активами, включая автоматизацию процессов и обучение персонала.
10. Подготовка устава проекта.
11. Подготовка рекомендаций и первичных требований к средствам автоматизации процессов управления ИТ-активами.
12. Аудит результатов анализа по соответствию первичным требованиям выбранных для сравнения средств автоматизации и рекомендации по выбору средства автоматизации.
13. На основании результатов проведённого обследования предполагается выполнить планирование этапов проекта, участвующих ключевых лиц со стороны Заказчика по этапам проекта, а также оценку стоимости работ Исполнителя по этапам проекта.

Результаты работ

Предполагается достижение следующих результатов обследования:

1. Отчет по результатам обследования.
2. Процессная целевая модель управления ИТ-активами.
3. Описание процессной целевой модели.
4. Общий план этапов проекта.
5. Детальный план работ первого этапа проекта.
6. Рекомендации по команде проекта со стороны Заказчика.
7. Устав проекта. 
8. Рекомендации и первичные требования к средствам автоматизации процессов управления ИТ-активами.
9. Результаты аудита сравнения средств автоматизации по соответствию